Alternatives au scanner de badges : ce que le lecteur loué vous donne vraiment

Tous les organisateurs en proposent un, la plupart des exposants en louent un, et rares sont ceux qui demandent ce qui en sort avant que la facture n’arrive. La réponse décide si une alternative a du sens pour votre stand.

Ce que le lecteur renvoie

Un badge contient un identifiant. Le scanner le cherche dans la base d’inscription de l’organisateur et renvoie les champs que le visiteur avait remplis des semaines plus tôt, quand il s’inscrivait pour une entrée gratuite et voulait en finir avec le formulaire.

C’est la source du problème de qualité. Les données d’inscription sont anciennes à l’ouverture des portes, souvent minimales, parfois volontairement vagues. Une boîte générique, une fonction choisie dans une liste déroulante, un nom de société orthographié comme le visiteur le sentait ce soir-là. Rien n’est faux à proprement parler, et rien ne reflète la conversation que vous venez d’avoir.

Ce que cela coûte, structurellement

La location se fait par appareil et par jour. Deux personnes sur un stand pendant trois jours, cela fait deux appareils pendant trois jours, et le compteur tourne que quelqu’un s’arrête ou non. Le lecteur appartient d’ailleurs à cet événement : il fonctionne entre ces murs, pour ces badges, et produit un export dans le format que l’organisateur veut bien fournir.

La saison suivante, sur un autre salon, rien ne se reporte. Vous relouez.

Les trois alternatives, comparées honnêtement

Un formulaire sur votre propre page. Le visiteur saisit ses coordonnées sur son téléphone, ce qui règle le problème de fraîcheur à la source et ajoute un champ de note pour le contexte. Cela ne coûte rien par appareil et fonctionne sur tous les événements, y compris ceux sans badge. La contrepartie est vingt secondes de bonne volonté du visiteur, et une dépendance à son téléphone connecté. Le protocole d’un stand qui fonctionne ainsi en couvre le côté pratique.

Récolter des cartes et les saisir ensuite. Gratuit au stand, cher après, et le prix se paie dans une semaine où personne n’a envie de le faire. C’est l’option qui perd discrètement le plus de contacts, non parce que la méthode échoue mais parce que le suivi n’a pas lieu.

Une application CRM sur un téléphone. Cela fonctionne, et met la donnée directement où il faut. Cela met aussi un écran entre deux personnes pendant une conversation, et fait de vous le dactylographe, ce qui est l’origine des fautes de transcription.

Quand le scanner reste la bonne réponse

Le volume. Si l’objectif est de balayer plusieurs centaines de badges en trois jours et de qualifier plus tard, un lecteur le fait plus vite que n’importe quel formulaire, puisqu’il n’exige aucune coopération au-delà de la présence d’un badge.

C’est une vraie stratégie, et c’en est une autre. Elle optimise le nombre de lignes. Un formulaire optimise le nombre de lignes qui veulent dire quelque chose, et chacune a sa saison.

L’export que vous recevez réellement

Posez la question avant de louer, car cela varie plus qu’on ne l’imagine. Certains organisateurs remettent un CSV à la fin de chaque journée. D’autres donnent accès à un portail, ce qui va bien jusqu’à l’expiration de l’accès, et celui-ci expire généralement avant votre cycle de vente.

Deux questions tranchent. Dans quel format, et pendant combien de temps pouvez-vous vous reconnecter ? Un lead que vous ne pouvez lire que dans le portail d’un tiers est un lead que vous cesserez de lire sous un mois.

La question voisine est celle du nom des champs. Les exports d’organisateurs correspondent rarement aux colonnes de votre CRM : prévoyez une étape de correspondance dont le prix de la location ne parle jamais.

Quand le système de l’organisateur tombe

Cela arrive, et cela arrive l’après-midi la plus chargée. Un lecteur qui ne joint plus la base d’inscription met les scans en file d’attente, ou les refuse, selon le modèle, et vous découvrez lequel au pire moment.

Un formulaire sur votre propre page échoue autrement : il dépend de la connexion du visiteur et non de l’infrastructure de l’organisateur. Aucun des deux n’est immunisé, et faire tourner les deux donne un stand qui continue quand l’un s’arrête.

Ce qui ne demande aucun arbitrage, c’est le QR de secours : quelle que soit la voie choisie, quelqu’un dont le téléphone n’approche pas doit pouvoir vous joindre avec un appareil photo.